徐州幼专各类档案归档范围和保管期限表

作者: 时间:2016-04-27 点击数:

 

类别

责任处室

序号

归档范围

保管期限

文书档案

各处室

本校党委、行政办公会议、专题会议纪要、会议记录

永久

本校召开的工作会议、专题会议文件材料

1

通知、日程、名单、报告、讲话、总结、决议、

永久

2

典型材料、代表发言材料、交流材料、简报

30年

本校召开的座谈会、研讨会、经验交流会、征求意见会等一般性会议文件材料

10年

本校承办大型活动的材料

1

请示、批复、活动方案、议程、名单、签到簿、开闭幕词、上级领导讲话

永久

2

代表发言材料、交流材料、简报、新闻报道

30年

本校参加会议的文件材料

 

1

参加上级机关召开的属于本校主管业务的会议文件材料重要的

永久

2

一般的

10年

3

参加非隶属召开的需要贯彻执行的重要专业会议文件材料

10年

上级机关、上级领导检查、视察本校工作时形成的文件材料

1

领导讲话重要的

永久

2

领导讲话一般的

30年

3

座谈记录、接待方案、检查意见、本校汇报材料

30年

本校业务文件材料

1

普发性业务文件

1.1

重要业务问题

永久

1.2

一般业务问题

30年

2

学校请示与上级机关的批复、指示等文件材料

2.1

重要业务问题

永久

2.2

一般业务问题

30年

3

同级机关、下级机关的来函、请示与本学校的复函、批复等文件材料

3.1

重要业务问题

永久

3.2

一般业务问题

30年

4

同级机关与本校有关的文件、专项业务文件

10年

5

职业学校联合行文的文件材料

5.1

本学校为主办的

5.1.1

重要业务问题

永久

5.1.2

一般业务问题

30年

5.2

非本校主办

5.2.1

重要

30年

5.2.2

一般

10年

6

党政办公室编辑、编写的文件材料

6.1

大事记、组织沿革、校志、校志

永久

6.2

各处室简报、情况反映、工作信息等

10年

7

计划、总结材料

7.1

本校年度和年度以上工作计划,总结材料

永久

文书档案

7.2

本校年度以下工作计划,总结材料

10年

8

党政办公室调研工作中形成的调研提纲、方案、调研报告等文件材料

8.1

重要专题的

永久

8.2

一般问题的

10年

9

于外单位签订的合同、协议等文件材料

9.1

20年(含)以上有效期的

永久

9.2

5-20年有效期的

30年

9.3

5年以下(含)有效期的

10年

10

党工委、学校重要决策、工作和领导批办交办事项的处理和督办

10.1

重要的

30年

10.2

一般的

10年

本校机构编制、组织人事、团委、保卫、信访等工作文件材

1

机构设置、机构撤并、名称更改、人员编制、印信启用和作废等文件材料

永久

2

本校制定的长期执行的工作制度、规定、办法

30年

3

人员任免文件

永久

4

先进单位、劳动模范、先进工作者的表彰材料

4.1

受学校以上表彰、奖励的

永久

4.2

受学校表彰、奖励的

30年

5

对本校有关人员的处分材料

5.1

受到警告(不含)以上处分的

永久

5.2

受到警告处分的

30年

6

职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料

永久

7

人事考核、职称评审工作文件材料

永久

8

职工调动的行政、工资、党团组织关系介绍信及存根

永久

9

职工名册、党团员名册

永久

10

党员、干部、工资年报

永久

11

劳动就业管理、社会保险基金管理、医疗保险基金管理年报

永久

12

党委中心组工作安排、学习计划

30年

13

人民来信来访文件材料及本校处理结果

13.1

有市以上领导批示、有重大影响的

永久

13.2

其他重要的

30年

13.3

一般的

10年

本校事务管理文件材料

1

房产、土地所有权和使用权的文件材料

永久

2

物资(办公设备及用品、机动车等)采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件材料,机动车调拨、保险、转让等文件材料

30年

3

国有资产管理(登记、统计、评估、资产处理、清产核资)文件材料

3.1

重要的

永久

3.2

一般的

10年

4

档案、机要、保密等文件材料

10年

5

学校各处室制定的阶段性各项规章制度

10年

上级机关制发的文件材料

1

上级机关制发的属于学校主管业务的文件才料

1.1

重要的

永久

1.2

一般的

10年

文书档案

2

上级机关制发的非本校主管业务但要贯彻执行的文件材料

10年

各部门、系部报送的文件材料

1.1

重大问题的专题报告

30年

1.2

年度以上的计划、总结

10年

工会文件材料

1

本校关于工会工作文件重要的

30年

2

工会工作计划、报告、决定、总结、会议记录、年报表

30年

3

工会工作规章制度

30年

4

本校工会会员代表大会、教职工代表大会的有关文件(通知、名单、报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言等文件)

30年

5

表彰工会先进集体个人的材料、名单

30年

6

处分会员的有关材料

30年

7

工会干部名册、工会会员名册

30年

8

本校妇女工作文件及领取独生子女证名册

30年

团委文件材料

 

1

上级、本校关于团的工作文件

30年

2

本校团代会、学代会的文件材料(通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件)

永久

3

本校团委工作计划、报告、总结及表彰制度

30年

4

本校团委工作有关规章制度

30年

5

本校团组织、专职干部统计年报

30年

6

表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料

30年

7

团员受纪律处分及撤销处分的材料

30年

8

批准入团、离团材料及名单

30年

9

团干部名单、团员名册

30年

10

本校学生会文件、材料

30年

11

本校学生组织参与的各种学会、社团的有关材料

30年

12

本校各团总支干部任免及有关材料

30年

13

本校团委牵头进行的重大活动的有关材料

30年

14

社团活动、勤工俭学、社会实践有关材料

30年

外事文件材料

1

综合

1.1

上级关于外事工作的文件材料

1.2

针对本校的需要长期贯彻执行的

长期

1.3

需要短期贯彻执行的

短期

1.4

本校外事工作规章制度、计划、总结、简报等

长期

1.5

本校外事工作统计报表

永久

1.6

本校外事工作会议材料

长期

1.7

学校与外国学校、专家签订的合同、协议书、聘书及专家名册

长期

2

出 国

2.1

上级对出国(境)人员的有关文件材

长期

2.2

国际学术会议论文

长期

2.3

投寄国外的学术论文

长期

2.4

出国(境)人员考察、访问材料

长期

2.5

出国(境)讲学、研究人员有关材料

长期

2.6

出国(境)进修、留学取得学位及研究成果论文和各类证书(影印件)

长期

2.7

本校教职工自费留学、因私出国(境)探亲申请报告及批准材料

长期

2.8

本校参加国际比赛、竞赛材料

长期

3

来 校

3.1

上级邀请、聘请外籍人士的计划、批复和来往函件

长期

文书档案

3.2

外国党政官员、各界人士来校参观访问的文件材料

长期

3.3

外籍教师、专家、学者及友好人士来校讲学的讲稿、教材等材料

永久

3.4

来校进修、短期培训研究的外籍人士有关材料

长期

3.5

国际比赛、竞赛

长期

出版类材料

1

上级有关编辑出版工作的文件

1.1

需要长期贯彻执行的

长期

1.2

需要短期贯彻执行的

短期

1.3

编辑出版工作计划、总结、重要请示报告及上级批复

长期

1.4

本校编辑出版工作规划、统计年报表

永久

1.5

本校编辑出版工作规章制度

长期

1.6

本校编辑出版工作人员获奖励名单及事迹材料

1.7

国家、省级的

永久

1.8

校级的

长期

2

刊 物

2.1

编辑出版合同、协议书

长期

2.2

编辑出版请示和批复

长期

2.3

各级审稿单或历次审稿意见与作者的来往信件

长期

2.4

学校刊物出版通知单、书刊、音像出版物样品

永久

2.5

获奖或受查处情况的文件材料

长期

2.6

有参考价值的读者来信、重要评论

长期

教学档案

教务处

综 合

1

教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法

永久

2

学校有关教学的规章制度、会议记录、调研报告、简报、总结

永久

3

学校及上级下达的有关教学工作的文件材料

长期

4

教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料

长期

5

学生运动会材料

长期

学科与实验室建设

1

学科、专业、实验室论证、评估、申报、审批材料

永久

2

重点学科、专业、实验室建设材料、统计报表

永久

3

学科、专业、实验室建设计划、简报、总结材料

长期

4

上级有关学科、专业设置及实验室建设的文件材料

长期

课堂教学与教学实践

1

各专业人才培养方案

永久

2

课程建设要求及安排,校历表,课表

长期

3

各系、专业课程试题库

长期

4

典型教案、重要备课记录

长期

5

教学实习、生产实习计划、总结及有关材料

短期

6

社会调查、社会实践计划、总结及有关材料

短期

教 材

1

自编、主编教材

长期

2

各系各专业使用教材目录

长期

3

自编、主编教学指导书、实习指导书和习题集

长期

4

其他有保存价值的自编参考资料

短期

附录:存系教学类档案

1

预备技师毕业生论文及评审意见

长期

2

教师任课安排

短期

3

优秀实习报告

短期

4

本专业教学检查、调查材料及总结

短期

5

教师工作量核算、登记材料

短期

6

学生成绩总册

短期

7

课堂教学材料、课程进度表

短期

8

其他有价值的教学材料

短期

学工处 招生就业处

招 生

1

上级有关招生工作的文件材料

长期

2

招生计划、规定、生源计划

长期

3

新生录取材料及新生名单

长期

4

委培、代培生计划、合同及名单

长期

5

招生宣传、招生工作总结

短期

学 籍 管 理

1

新生入学登记表

永久

2

在校学生名册

永久

3

学生学籍档案

永久

4

学生学籍变更材料(升级、留级、休学、复学、转学、退学)

长期

5

学生奖励材料(奖学金、优秀学生、先进班级)

长期

6

学生处分材料

长期

毕业生

1

毕业生分专业名册、毕业生去向登记表

永久

2

毕业生供需统计、计划、合同

长期

3

毕业证、档案存根领取签收册

长期

4

毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料

长期

科研档案

科研处

综合

1

科研行政管理文件材料

长期

2

科研计划管理文件材料

长期

3

科研成果管理文件材料

长期

4

科研经费管理文件材料

长期

5

申报科学基金及有关批复

长期

科研准备阶段

1

开题报告与课题调研论证材料

长期

2

任务书、合同、协议书

永久

3

课题研究计划、设计

长期

总结鉴定阶段

1

研究报告、研制报告

永久

2

论文专著

永久

3

工艺技术报告

永久

4

专家评审意见

永久

5

鉴定会材料(鉴定代表名单、会议记录、鉴定意见)

长期

6

鉴定证书

永久

申报奖励阶段

1

科研成果登记表

永久

2

科研成果报告表

永久

3

科研成果奖励申报与审批材料

永久

4

科研成果获奖材料(奖状、奖章、证书)原件或影印件

永久

5

专利申请书或证书原件或影印件

永久

基建档案

基建处

综合

1

本校关于基本建设及征用土地的请示、报告、批复、合同、协议(包括以部门的名义与合作方签订的合同、协议)等材料

永久

2

本校关于房屋拆迁、扩建、改建等问题批文、协议书等

永久

3

基本建设工程财务决算

永久

4

基本建设工程财务预算

长期

5

全校性总体规划、设计总平面图

永久

6

水、电、气管道分布图

永久

7

地质勘探、地形测量材料

长期

8

产权证书、土地证

9

基本建设统计年报表

永久

设计基础文件

1

工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验试验报告、重要土、岩样及说明

永久

2

地形、地貌控制点建筑、均筑物及重要设备及安装测量定位、观测记录

永久

3

水文、气象、地震等其它设计基础材料

永久

设计文件

永久

1

总体规划设计

永久

2

初步设计

永久

3

技术设计

永久

4

施工图设计

长期

5

设计计算书

长期

6

设计评价、鉴定及审批

长期

工程管理文件

1

征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书

永久

2

施工执照

永久

3

承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件

长期

4

中标通知书

长期

5

环保三同时、消防、卫生等条件水、电、气、暖供应协议书

长期

施工文件

1

建筑施工文件

1.1

开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要

永久

1.2

施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺

1.3

设计变更、工程更改洽商、材料仿用核定审批

长期

1.4

土建施工定位测量地质勘察

长期

1.5

土、岩试验报告,基础处理,基础工程施图

长期

1.6

隐蔽工程验收记录

永久

1.7

工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录事故处理报告

永久

1.8

分项、分单位工程抽量检查、评定

永久

1.9

交工验收记录证明

永久

1.10

竣工报告、竣工验收报告、竣工图

永久

2

设备、电气、仪表及管线安装施工文件

2.1

开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要

长期

2.2

设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批

长期

2.3

隐蔽工程检查验收记录

长期

2.4

强度、密闭性试验报告

长期

2.5

设备调试记录

长期

2.6

施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告

长期

2.7

系统调试、实验记录

长期

2.8

管线清洗、通水、清毒记录

长期

2.9

管线标高位置,坡度测量记录

长期

2.10

中间交工验收记录证明,工程质量评定

长期

2.11

竣工报告、竣工验收报告

长期

监理文件

1

施工监理文件、资料

长期

2

工程现场声像材料

长期

3

设备采购、监造工作监理资料

长期

竣工验收文件

1

项目竣工验收报告

永久

2

工程设计、工程施工、工程监理总结

永久

3

工程审计文件、材料、决算报告

永久

设备档案

各处室

办公设备

计算机、复印机、传真机、碎纸机、扫描仪、刻录机、去湿机、除尘器等开箱单、使用说明书、图纸、装箱单、产品合格证、修理记录等;

长期

交通设备

各种车辆使用说明书、图纸、装箱单、产品合格证、修理记录等

长期

音像设备

数码相机、录像机、音响等设备的开箱单、使用说明书、图纸、装箱单、产品合格证、修理记录等

长期

教学设备

1

实训中心、网络中心、实验室等设备

长期

2

仪器仪表类、电脑、软件、其它电子类设备

长期

3

教学用具

长期

会计档案

财务处

1

年度决算报表、年报表、审计报告

永久

2

年度以上规划表、分配计划、测算表

25年

3

各种统计报表(含工资报表)

25年

4

季度以下各种计划、统计报表

5年

簿

1

现金日记账、银行日记账、涉及外事会计账

25年

2

总账

15年

3

预算内账簿(含明细账、分户或登记账)

15年

4

预算外账簿(含明细账、分户或登记账)

15年

5

学校专项基金账簿

15年

6

固定资产明细账(卡片)

15年

固定资产报废清理后保管

5年

1

工资单名册

25年

2

涉及外事的会计凭证

15年

3

预算内各种原始凭证、记账凭证

15年

4

预算外各种原始凭证、记账账单

15年

5

学校基金各种原始凭证、记账凭证

15年

6

涉及债权、债务及未清理完毕的凭证

15年

7

会计拨款凭证及其他会计凭证

15年

8

银行对账单、银行余额调节表

5年

其他

1

财会档案移交清册

永久

2

财会档案销毁清册

永久

3

各种奖金、奖学金、贷学金、助学金、名册、卡片等

15年

声像档案

各有关处室

1

本校在各项工作活动中形成的纸质照片、数码照片

永久

2

本校在各项工作活动中形成的录音带、录像带

永久

3

本校在各项工作活动中形成的光盘、磁盘

永久

实物档案

各有关

处室

1

本校在各项活动中获得的县级以上(含县级)颁发的奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、证章、锦旗、荣誉册、光荣册

永久

2

本校在机构变更或撤销、合并失效的印章(包括钢印、铜印胶印木印等)

永久

3

党和国家领导人及社会知名人士为本单位的题字、题词、书画

永久

4

本单位在国内外各项活动中接受的纪念品,包括纪念册(杯、画、章币、盘)及其他惠赠礼品等

永久

5

能够反映本单位历史且具有保存价值的其他实物

长期

考绩档案

人事处

1

申报职称证明材料

长期

2

实绩材料

长期

3

考核材料

长期

4

结论材料

长期

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