关于做好2016年归档工作的通知

作者: 时间:2016-04-27 点击数:

全校各归档单位:

为了保证我校2016年归档工作的顺利进行,按时保质地完成归档任务,现将有关事项通知如下:

一、各单位领导要高度重视各类文件材料的归档工作,为兼职档案人员提供充分的条件和时间,并主动将自己工作中形成和收到的有保存价值的文件材料交本单位兼职档案人员归档,以便日后工作查考。

二、各单位兼职档案人员应认真对待归档工作,将本单位2015年度在各项工作和活动中形成的对学校和社会有保存价值的各种载体的文件材料收集齐全、完整。除本单位的正式发文以外,还要注意对以下几种文件材料的收集:(1)重大活动、重要会议、重点项目和重大改革材料;(2)网上发布的电子公文;(3)声像类、荣誉类文件及实物材料。

三、文书类档案归档

(1)对OA收发文件进行初始鉴定。请各单位兼职档案人员,深刻理解文件精神,准确把握文件的取舍,挑选出不需归档的文件并在系统里删除;对留存归档的文件按照永久、长期(30年)、短期(10年)的标准初步确定保管期限。在确定文件取舍和保管期限时,请参考《徐州幼儿师范高等专科学校归档范围保管期限表》。

(3)OA文件以外的其他有归档价值的文件材料,初步确定保管期限,该部分材料只需要提供纸质材料即可,不需要提供电子材料。

(4)将归档的所有纸质文件按时间顺序排序,交档案室审核。

(5)档案室审核完毕后,兼职档案人员按照档案室要求完成装订后,办理移交手续。

四、各单位归档文件材料中如果有涉密文件材料归档,应与档案室人员联系归档事宜,不能与非密文件材料混同在一起归档。涉密文件材料归档时应将定密审批材料一并移交归档。

五、其他类档案归档

文书档案以外的其他类档案归档流程不变,相关事宜与档案人员直接联系。

六、具体档案材料接收时间:3月—5月。

希望各单位兼职档案人员按照档案馆的要求和具体安排,认真做好本单位各类文件材料的归档工作。对于归档中的疑难问题,可加入“徐州幼专档案”交流群(QQ群号377677715)询问,也可直接与相关档案人员直接联系。

徐州幼儿师范高等专科学校党政办

综合档案室

2016年3月10日

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