徐州幼专档案统计、检查、库房管理 及定期销毁制度

作者: 时间:2016-04-27 点击数:

 

一、徐州幼儿师范高等专科学校档案统计制度

1、建立健全档案收进、移出、整理、利用、销毁等工作的统计台账,做到账物相符。

2、统计人员要按所在地档案行政管理部门和上级主管部门的要求及时报送各种统计报表,并进行统计分析。

3、各类数据应以原始资料为依据,实事求是,不得随意估算,不得虚报、瞒报,确保统计数据的严肃性。

4、各统计项目每半年统计一次,年底汇总,特殊情况下可根据需要随时统计。

5、档案统计工作由专人负责,并列入其业务考核范围。

二、徐州幼儿师范高等专科学校档案检查制度

为了及时发现档案保管工作中存在的问题和隐患,不断改进和完善工作,特制订本制度。

1、检查内容:档案“账”和“物”是否相符;档案库房管理与安全状况是否符合要求;档案提供利用是否能做到准确、及时、方便;档案工作的各项管理制度是否得到贯彻执行等。

2、检查时间:分定期和不定期检查两种。一般情况下,每学期末对档案进行一次全面的检查;平时,档案员对自己分管的档案门类要经常检查;发现虫害、霉烂、污损,及被盗、遗失等特殊事故或意外情况时,要及时汇报并积极采取处理措施。如发现水灾、火灾隐患要及时排除。

3、检查方法:检查进行前,建立专门的检查小组,规定好检查的范围和项目;检查过程中要做好检查情况的记录,以便全面掌握情况;检查以后要写出书面检查报告,及时向领导汇报。

4、对检查中发现的问题和隐患要提出改进意见,并采取措施及时补救;各项管理业务和管理制度、管理办法有不完善的,要及时补充或修订。

三、徐州幼儿师范高等专科学校档案库房管理制度

为了确保档案的安全,最大限度地延长档案寿命,加强档案库房的科学管理,有效地提供档案信息,更好地为教学、科研、管理和其他各项工作服务,特制定本制度。

1、库房内的档案柜架应排列整齐,编排有序;档案存放要科学合理,做到保管安全、查找方便、杜绝丢失。

2、非档案工作人员未经允许不得进入库房。

3、库房不得存放同档案及其保护设备无关的物品,严禁存放易燃、易爆、易霉变物品。

4、库房必须配备防火、防盗、防虫、防鼠、防潮、防光、防尘、防高温等设施,并定期对上述设施进行检查,发现问题,及时处理。

5、每天记录库房内的温湿度,掌握温湿度的变化情况,及时做好增温、增湿和降温、减湿的工作。

6、每周打扫一次库房卫生,保持库房整洁。

7、下班前要切断库房电源,关闭好门窗。

8、每年对档案进行一次全面检查,并记录在册,发现问题,及时解决。

四、徐州幼儿师范高等专科学校档案鉴定销毁制度

根据《档案法》和上级有关文件精神,学校综合档案室必须定期对保管期限已满的档案进行鉴定。

1、档案鉴定工作由档案鉴定小组负责。档案鉴定小组由学校主管领导、业务部门负责人、综合档案室负责人以及精通业务的专业人员和档案人员共同组成。

2、档案鉴定采用直接鉴定的方法,对须鉴定的档案材料逐卷逐件审查。

3、经鉴定确认无保存价值的档案须编制销毁清册,并送主管校长审批。

4、经批准销毁的档案应到上级指定的造纸厂销毁,并指派两人或两人以上监销。监销人员确认档案已销毁后在销毁清册上签字。

5、档案鉴定销毁工作,要严格执行保密制度,不得外泄档案内容。

党政办公室版权所有 徐州幼儿师范高等专科学校

技术支持: 信息网络中心