一、总则

根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《印章档案整理规则》等法律法规、标准规范，结合我校实际情况，制定本规范。

二、适用范围

本规范规定了实物档案管理的原则和方法。

三、工作基本原则

凡学校在党群、行政、教学、科研及各项管理工作中形成或获得的，能反映学校发展成就和光荣业绩，见证学校历史发展的奖状、证书、奖章、锦旗、奖杯、礼品、印信、名人字画及其他具有保存价值的物品都应归档。

实物档案实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于科学保管和开发利用。

四、归档主体

学校在公务活动中形成或获得的荣誉类、印信类、字画类及其他具有保存价值的实物，全校各处、室、馆、中心、工会、团委、直属部门、院（系）均为归档单位，相关部门接收到实物档案后七个工作日内，向综合档案室移交。

个人以学校名义申报、参评获得的个人奖项的，证书、奖牌等实物档案归个人所有，根据自愿的原则，可以将实物原件移交综合档案室代为保存，或者将原件送综合档案室进行数字化处理，电子文件存综合档案室，原件由个人保存。

五、归档范围

1.荣誉类实物档案。学校在党群、行政、教学、科研及各项管理工作中获得的奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、证章、锦旗等。

2.印信类实物档案。因机构变更或其他原因而失效的印章，包括钢印、铜印、胶印、木印等经公安机关审批后制作的印章。

3.题词字画类实物档案。党中央、国务院、省、市领导及社会知名人士为学校的题词、作画等。

4.其他具有保存价值的物品。

六、归档时间

对具有保存价值的实物档案，形成单位应及时整理，在工作结束后七个工作日向学校综合档案室归档。

七、归档分类

实物档案按“年度—载体类别”分类整理。

 

八、归档要求

归档的实物应保持整洁、无破损。

九、保管期限

实物档案原则上永久保存。

十、归档验收

实物档案形成部门应在规定的时间内向综合档案室移交。移交时，需要提供《徐州幼儿师范高等专科学校档案（资料）移交清单》（见附件1）一式两份，由部门负责人签字核准后向综合档案室移交。移交实物档案经综合档案室清点无误后，交接双方在纸质移交清单上签字或者盖章，各执一份存查。电子版档案移交清单，拷贝至综合档案室。

 

附件：徐州幼儿师范高等专科学校档案（资料）移交清单

 

 

附件

徐州幼儿师范高等专科学校档案（资料）移交清单

                         移交处室：                                        部门负责人：

 

             说明： 1、“性质”即：文书、教学、科研、基建、会计、声像、实物档案;

                2、若移交档案不是原件，请在备注栏里写出；

                3、本单一式两联：签字后移交与接收双方各持一联。