一、总则

根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《科学技术档案工作条例》《科学技术档案案卷构成的一般要求》等法律法规、标准规范，结合我校实际情况，特制订本规范。

二、适用范围

本规范规定了设备档案管理的原则和方法。

三、工作基本原则

设备档案是指各种作为学校固定资产的仪器设备，在其购置、验收、运行、管理、维修、改、报废等全部活动过程中直接形成的、具有保存利用价值的文字、图表、声像载体材料。设备档案坚持集中统一管理的原则，确保设备档案完整、准确、系统和安全，便于开发利用。

设备档案是我校仪器设备管理工作的组成部分和重要环节，设备档案工作须纳入学校设备管理工作之中，与设备计划管理，设备采购供应和设备使用等工作紧密结合。

四、管理职责

后勤管理处是设备档案的形成和立卷部门，专门成立档案分室对设备档案实行单独管理。综合档案室为设备档案分室的业务指导单位，负责对学校设备档案管理的业务指导、监督和检查。

（一）设备档案分室由后勤管理处领导，其主要职责：

1.认真贯彻执行档案工作的方针、政策、法令和法规，依法依规开展设备档案管理工作。

2.遵照上级和学校有关规定，制定设备档案分室各项管理规章制度，加强对设备档案的科学管理。

3.负责对设备档案的形成单位进行监督和指导，积极参加学校的档案工作检查、评比和经验交流活动。

4.负责设备档案的接收、整理、分类、鉴定、统计、保管和利用工作，编制必要的检索工具。

5.负责对设备档案分室人员进行档案安全与保密教育，严格履行查借阅手续，确保设备档案的实体与信息安全。

6.组织设备档案分室人员参加设备档案业务培训、学术和信息交流活动，开展档案理论和实践的研究，不断提高设备档案业务素质和管理水平。

（二）设备档案分室兼（专）职档案员的主要工作职责：

1.按规定收集、积累和整理设备档案。

2.参加重大设备的开箱验收，监督、检查、指导设备文字材料和技术文件的清点、验收工作。

3.按规定立卷和保管，同时定期向综合档案室移交设备档案归档目录。

4.提供设备档案的查询利用服务。

五、立卷要求：

（一）组卷要求

1.后勤管理处应对照设备档案归档范围（附件1），检查档案文件材料是否准确、系统、完整，剔除不应归档文件材料。

2.案卷题名应简明、准确揭示卷内文件材料的内容和成份（不超过50个汉字）。题名一般由责任者（不得简称本校）、内容、名称（文种）构成。

3.将最能反映设备购置概况的文件材料，包括申购报告、批复文件、论证文件、订购合同、验收报告、索赔文件等整理组成案卷，排放在各卷之首，其余设备技术文件材料按设备的工作程序及重要程度依次系统排列。做到文字材料在前，图表在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。

（二）质量要求

1.组卷前要详细检查档案材料是否按要求收集齐全、完整，做到不丢项不漏项。文字材料的抄写件必须用黑色碳素墨水等耐久性字迹材料书写，做到字迹工整；复印件要字迹清楚、牢固，适宜长期保存。

2.卷内文件材料排列顺序依据卷内文件材料的构成而定，顺序为：封面、目录、文件材料部分、备考表、封底。组成的案卷美观、整齐。

3.卷内文件材料以件为单位。每件起始页号均以“1”开始编制页号，有书写内容的页面均需编写页号。页号编写位置在文字材料的右下角，双面书写的文字材料页号编写为正面在右下角，背面在左下角。图纸折叠后一律编写在右下角。

4.拆除文件上的金属物，对破损的文件材料以及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等要进行加边、修补、裱糊。

5.案卷内超出卷盒幅面的文件及图纸应叠装，折叠以后的幅面应为A4幅面大小（210*297毫米）。图纸折叠采用“手风琴风箱式”，标题栏、竣工图章应露在外面。图纸折叠方法参见国家标准《技术制图 复制图的折叠方法》（GB/T 10609.3-2009）。

6.填写卷内备考表（卷内备考表位于卷内文件材料之后）。

（1）本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

（2）立卷人：由组卷者签名。

（3）检查人（审核人）：由立卷单位分管领导审核签名。

（4）立卷时间：填写立卷年、月、日。

六、归档要求：

（一）内容要求

归档的文件材料必须准确、系统、完整，签章手续齐全。所归档的档案应为原件，因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料，存复印件的需注明原始件的去向。

（二）归档时间

后勤管理处于次年六月底前向设备档案分室归档，同时设备档案分室向学校综合档案室送交当年设备档案目录。

（三）归档手续

1.归档时提交归档文件移交清单，一式二份，双方各存一份。

2.移交档案要严格验收，并办理交接手续。

七、设备档案的保管

存放设备档案的库房，应做到防火、防盗、防光、防尘、防有害生物、防高温、防潮湿、防污染等，应远离可能形成磁场的电器设施。

八、鉴定与销毁

对超过保管期限的设备档案，由设备档案分室组织有关业务部门的成员组成鉴定小组，按国家有关保管期限规定，定期进行鉴定，对已失去保存价值的档案提出销毁意见，经过分管后勤管理处和档案工作的校领导审批后，登记造册后进行销毁。

 

附件：徐州幼儿师范高等专科学校设备文件材料归档范围及保管期限表

 

附件

 

徐州幼儿师范高等专科学校设备档案归档范围及保管期限表

 

序号	设            备             档             案	归档范围	保管期限
1		申购报告、计划、论证报告（论证会文件、记录等）	30年
2		上级或主管领导批复和准购指示	30年
3		定购合同	30年
4		进口设备过程中有关的技术商务文件	30年
5		开箱记录及装箱单	30年
6		安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单	30年
7		验收报告及文件材料	30年
8		索赔来往函件及结果文件	30年
9		设备说明书及全套随机文件材料	与设备共存
10		使用、检修、故障事故记录（设备履历书）	与设备共存
11		技术改造和开发过程中形成的技术文件材料	与设备共存
12		重大事故的调查分析及处理意见	永久
13	职能活动中形成的其它具有保存价值的文件材料、声像材料、实物		根据具体情况   确定保管期限