一、总则

为进一步加强声像档案的管理，充分发挥声像档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《照片档案管理规范》等法律法规、标准规范，结合我校实际情况，特制定本规范。

二、适用范围

本规范规定了声像档案管理的原则和方法。

三、工作基本原则

声像档案系指主要以磁性、感光材料和数字化材料为载体，以音像为主要反映方式，是学校在各项公务活动中直接形成的，具有保存价值的包括照片、视频、音频等专门声像载体、数字化载体及其相配套的文字材料的历史记录。

声像档案实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于科学保管和开发利用。声像档案形成数量大、利用率高的部门，经批准可设分室。

四、归档主体

学校各处、室、馆、中心、工会、团委、直属部门、院（系）均为归档部门。各部门负责摄录的人员要认真整理本部门所形成的声像档案材料，按规定的时间，将具有保存价值的声像材料及其文字说明，向本部门兼职档案人员移交，由兼职档案人员统一向综合档案室归档。

五、归档范围

凡在学校各项公务活动中产生的，反映学校活动和历史发展，并对学校和社会当前与长远具有参考和凭证作用的照片、视频、音频等声像档案都应归档。声像档案归档范围详见附件1《徐州幼儿师范高等专科学校声像档案归档范围及保管期限表》。

六、归档时间

对具有保存价值的声像档案，形成单位应及时整理，在工作结束后七个工作日向学校综合档案室归档。

七、整理分类要求

声像档案的主体是声像载体材料。声像载体材料的记录反映形式以及制作方法、保管条件、利用方式均和纸质载体不同，必须遵循声像载体的特点和规律，进行特殊整理和特殊管理。

对声像档案进行科学分类和编目，编制必要的检索工具，以便保管和利用。声像档案按照“年度-载体类别”进行分类整理。

八、归档要求

1.声像档案的材料要完整、准确、配套、系统，声音、画面清楚，载体未磨损、划伤，保证声像档案的归档质量。

2.归档的数码照片，必须是原始版，不能进行技术修改。

3.纸质照片与底片必须影像一致，同时归档，并附有文字说明，包括：时间、地点、产生背景情况、人物说明和作者等。

4.声像档案的装具一般应使用原装具。经制作后的声像制品和照片，可用符合规范的专门的盒、册、封套装载。

5.声像档案材料由摄录人员或承办单位在摄录工作结束后负责收集、整理，并附上文字说明。文字说明包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者六要素。

九、归档验收

实物档案形成部门应在工作结束后七个工作日向学校综合档案室归档。移交时，需要提供《徐州幼儿师范高等专科学校档案（资料）移交清单》（见附件2）一式两份，由部门负责人签字核准。综合档案室检查归档声像资料内容是否完整、系统，画面、声音是否清晰；归档声像资料是否有文字说明等。全部档案经综合档案室清点无误后，交接双方在纸质移交清单上签字或者盖章，各执一份存查。电子版档案移交清单，拷贝至综合档案室。

十、声像档案的保管

存放声像档案的库房，应根据其载体材料特性的要求，配置恒温、恒湿及防粘、防磁化等设施。做到防火、防盗、防光、防尘、防有害生物、防高温、防潮湿、防污染等。声像档案库房应与档案工作人员的办公用房、阅览室分开设置，应远离可能形成磁场的电器设施。

定期检查声像档案的保管状态，及时进行必要的修补、复制；需要长期、永久保存的声像载体档案在保管一定时间后，应转录和复制；不经常使用的录像带、录音带、光盘每年要重新缠绕、清洗一次，如发现磁带变形、断裂、磁粉脱落等现象，应及时进行补救。照片底片要定期进行检查，有发黄、发霉、变质等现象时，要及时进行清洗和技术处理。

永久保存的声像档案中，以数字形式存储的声像档案应多重备份，具有珍贵价值和历史意义的数码照片应冲洗照片保存。

声像档案的册、盒、带等应采用竖放保存方式，以防重压。

已经入库的声像档案，任何人不得私自销毁、涂改和编辑。

 

附件：1.徐州幼儿师范高等专科学校声像档案归档范围及保管期限表

2.徐州幼儿师范高等专科学校档案（资料）移交清单

附件1

徐州幼儿师范高等专科学校声像档案归档范围及保管期限表

附件2

徐州幼儿师范高等专科学校档案（资料）移交清单

                       移交处室：                                 部门负责人：

 

               说明： 1、“性质”即：文书、教学、科研、基建、会计、声像、实物档案;

                2、若移交档案不是原件，请在备注栏里写出；

                3、本单一式两联：签字后移交与接收双方各持一联。