一、总则

根据《中华人民共和国档案法》《会计档案管理办法》等法律法规、标准规范，结合我校实际情况，制定本规范。

二、适用范围

本规范规定了会计档案整理的原则和方法。

三、管理职责

计划财务处及各经济独立核算单位每年形成的会计档案，应当由计划财务处按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编号，填写案卷封皮，贴好标签，编制会计档案保管清册，向综合档案室移交。

综合档案室接收财务档案后，应保持原卷册的装封，不得重新整理。个别确有需要拆封重新整理的，综合档案室必须会同计划财务处共同拆封整理，以分清责任。

计划财务处设查档员一名，负责本部门会计档案的查档工作。会计档案在查档时，必须有综合档案室工作人员在场。

四、归档时间

会计档案实行隔年移交制度，当年形成的会计档案，在年度终了后，由计划财务处保管一年后，编造清册，于归档年三月底之前移交综合档案室。例如：2016年会计档案由计划财务处整理完毕，保管一年后，于2018年3月份前移交至综合档案室。

因工作需要确需推迟移交的，经分管档案和财务工作的校领导同意后予以延迟移交。计划财务处临时保管会计档案最长不超过三年。临时保管期间，会计档案的保管应当符合会计档案管理的有关规定，且出纳人员不得兼管会计档案。

五、归档范围

会计档案系指学校在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映学校经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料。主要包括：

1.会计凭证，包括原始凭证、记账凭证、银行对账单。

2.会计账簿，包括总账、明细账、日记账。

3.会计报告，包括年度、月度财务会计报告。

具体的归档范围详见附件《徐州幼儿师范高等专科学校会计档案归档范围和保管期限表》。

六、保管期限

会计档案的保管期限分为永久、定期30年、定期10年。

具体的保管期限规定详见附件《徐州幼儿师范高等专科学校会计档案归档范围和保管期限表》。

七、立卷与归档流程

（一）文件积累

计划财务处领导在制定会计计划时，要向会计承办人员布置形成积累会计文件材料的任务，计划财务处的专（兼）职档案人员，要督促会计承办人员做好平时材料的收集、积累，注意材料的完整、准确、系统。

（二）整理组卷

1.坚持会计文件材料形成部门立卷归档的原则，计划财务处专（兼）职档案人员负责将积累的文件组卷成册，向综合档案室移交。

2.遵循会计文件材料的自然形成规律和特点，保持其有机联系，将应归档的会计文件材料收集齐全，并根据各类材料的时间顺序、内容价值、数量、保管期限等分别整理组卷。不同年度的会计文件材料不能放在一起组卷。

3.案卷封面应按规定填写清楚，标题要简明、确切地反映卷内文件内容，字迹工整、清晰。

4.卷内文件材料要去掉金属物，对破损的档案要修复，字迹模糊、扩散的应予以复制并与原件一并立卷归档。

八、归档验收

1.纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装。

2.移交会计档案时，应编制会计档案移交清单一式二份，由部门负责人签字核准。

3.交接时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接。交接完毕后，交接双方经办人应当在会计档案移交清册上签字或盖章。

4.计划财务处和综合档案室双方签字或后各存一份备查，同时提交移交清单电子版本。

九、查阅利用

查阅会计档案必须遵循以下规定：

1.计划财务处会计人员因业务工作需要，经计划财务处负责人同意后，到综合档案室查阅会计档案。

2.学校内各部门因业务工作需要查阅或复印本部门会计档案资料，经计划财务处负责人批准后，由会计工作人员陪同并代为查阅。

 3.校外单位或人员需要查阅或复印会计档案资料，须携带单位公函，经学校纪委与计划财务处负责人批准后，由会计工作人员陪同并代为查阅。

 4.查阅或复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。

 

附件：徐州幼儿师范高等专科学校会计档案归档范围和保管期限表

      

 
          附件

会计档案归档范围和保管期限表